Guide client · Messagerie
Version 1.0

Messagerie DINAO · Guide pas à pas

Archiver ses anciens e-mails — Outlook classique pour Windows

Copier dans un fichier d'archive sur votre ordinateur les messages de plus de X mois, puis les retirer du serveur pour libérer votre espace de messagerie DINAO.

Clients messagerie DINAO
Outlook classique (Windows)
1.0
24/09/2026

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1Principe et précautions

Votre messagerie DINAO fonctionne en IMAP : les messages sont stockés sur le serveur, et c'est leur volume qui remplit votre espace. Pour libérer de la place tout en conservant vos anciens messages, on les copie dans un fichier d'archive enregistré sur votre ordinateur, on vérifie que la copie est complète, puis on supprime les originaux du serveur.

Pourquoi copier puis supprimer, plutôt que déplacer ? Selon la version et les réglages d'Outlook, un message « déplacé » hors d'un compte IMAP peut rester sur le serveur, barré, en attente de purge. En copiant d'abord, en vérifiant, puis en supprimant, vous êtes certain à la fois de conserver vos messages et de libérer réellement l'espace. Et si quelque chose se passe mal, les originaux sont encore là.
Avant de commencer : l'archive vit sur VOTRE ordinateur Une fois archivés, ces messages ne sont plus sur le serveur DINAO : ils ne sont donc plus couverts par nos sauvegardes, et vous ne les verrez plus depuis votre téléphone ni depuis le webmail. Si l'ordinateur tombe en panne ou est volé, l'archive disparaît avec lui. Copiez le fichier d'archive sur un disque externe ou un espace de sauvegarde (étape dédiée plus bas), et recommencez après chaque archivage.
Et l'archivage automatique d'Outlook ? Outlook propose une fonction d'archivage automatique. Nous ne la recommandons pas pour une messagerie IMAP : elle est souvent désactivée ou inopérante sur ce type de compte, et elle se fonde sur la date de modification des messages plutôt que sur leur date de réception. La méthode manuelle ci-dessous vous laisse maîtriser exactement ce qui part.

2Vue d'ensemble

flowchart TD
  subgraph P["Préparer"]
    direction LR
    E1["1. Calculer
la date limite"] --> E2["2. Créer le fichier
d'archive .pst"] --> E3["3. Afficher les messages
antérieurs à la date"]
  end
  subgraph A["Archiver et vérifier"]
    direction LR
    E4["4. Les copier
dans l'archive"] --> E5{"5. Même nombre
de messages ?"}
    E5 -->|non| E4
  end
  subgraph L["Libérer la place"]
    direction LR
    E6["6. Supprimer les originaux,
vider la corbeille, purger"] --> E7["7. Recommencer pour
les autres dossiers"]
  end
  subgraph S["Contrôler et sauvegarder"]
    direction LR
    E8["8. Contrôler
dans le webmail"] --> E9["9. Sauvegarder
le fichier .pst"]
  end
  P --> A
  A -->|"oui, même nombre"| L
  L --> S

3Pas à pas

1

Calculer la date limite

J'archive tout message reçu avant le

Notez la date affichée : c'est elle qui servira aux étapes 3 et 5.

2

Créer le fichier d'archive (PST)

Dans la boîte de réception, ouvrez Accueil > Nouveaux éléments > Autres éléments > Fichier de données Outlook…. Donnez-lui un nom parlant, par exemple Archive messagerie 2026, puis validez par OK. Le mot de passe proposé est facultatif : si vous en mettez un, notez-le en lieu sûr, il est impossible de le récupérer.

Le fichier est enregistré par défaut dans Documents\Fichiers Outlook. L'archive apparaît ensuite dans la liste des dossiers, à gauche, sous le nom choisi. Créez-y un sous-dossier par dossier à archiver (clic droit sur l'archive, puis Nouveau dossier), par exemple Boîte de réception et Éléments envoyés.

Menu Nouveaux éléments > Autres éléments > Fichier de données Outlook
Capture Microsoft — source
  1. Bouton Nouveaux éléments de l'onglet Accueil.
  2. Sous-menu Autres éléments.
  3. Commande Fichier de données Outlook…, tout en bas.
3

Afficher les messages antérieurs à la date limite

Ouvrez le dossier à traiter (commencez par la boîte de réception). Triez-le par date de réception, du plus récent au plus ancien : c'est l'affichage par défaut, repérable en haut de la liste par Par Date. Faites défiler jusqu'au premier message reçu avant la date limite.

Sélectionnez ce message d'un clic, puis appuyez sur Ctrl + Maj + Fin : la sélection s'étend jusqu'au message le plus ancien du dossier. Le nombre d'éléments sélectionnés s'affiche en bas de la fenêtre, dans la barre d'état : notez-le.

Beaucoup de messages ?Procédez par tranches, par exemple une année à la fois, en partant de la plus ancienne : une copie de plusieurs dizaines de milliers de messages peut prendre longtemps, et une tranche se vérifie plus facilement.
Liste des messages triée « Par Date », barre d'état indiquant le nombre d'éléments
Capture Microsoft — source
  1. En haut de la liste, Par Date : la liste est triée par date de réception.
  2. Les messages sont regroupés par période (« Le mois dernier »…) : repérez celle qui précède votre date limite.
  3. En bas à gauche, la barre d'état : ÉLÉMENTS indique le nombre de messages.
4

Copier les messages dans l'archive

La sélection faite, ouvrez Accueil > Déplacer > Copier dans le dossier…, choisissez dans l'archive le sous-dossier correspondant (ici Boîte de réception), puis OK. Autre possibilité : faites glisser la sélection vers ce sous-dossier en maintenant la touche Ctrl enfoncée — le petit « + » qui apparaît sous le pointeur confirme qu'il s'agit d'une copie.

Laissez Outlook terminer : la copie peut durer plusieurs minutes. N'éteignez pas l'ordinateur pendant l'opération.

5

Vérifier que la copie est complète

Ouvrez le sous-dossier de l'archive et comparez le nombre d'éléments affiché dans la barre d'état avec celui noté à l'étape 3. Ouvrez au hasard deux ou trois messages, dont un avec pièce jointe, pour vérifier qu'ils s'affichent correctement.

Ne passez à l'étape 6 que si les nombres concordent. Dans le cas contraire, recommencez la copie des messages manquants : les originaux sont toujours sur le serveur, rien n'est perdu.
6

Supprimer les originaux et libérer la place

Revenez dans le dossier d'origine : la sélection de l'étape 3 est peut-être perdue, refaites-la (clic sur le premier message antérieur à la date, puis Ctrl + Maj + Fin). Vérifiez que le nombre sélectionné est le même, puis appuyez sur Suppr.

Selon le réglage de votre compte, Outlook fait l'une de ces deux choses — terminez l'opération dans les deux cas :

  • les messages partent dans la Corbeille (ou Éléments supprimés) : faites un clic droit sur ce dossier, puis Vider le dossier ;
  • les messages restent affichés barrés : ils sont seulement « marqués pour suppression » et occupent encore le serveur. Ouvrez l'onglet Dossier, puis Purger > Purger les éléments marqués pour suppression.

Une fois purgés ou supprimés de la corbeille, les messages ne peuvent plus être restaurés depuis le serveur : c'est pourquoi l'étape 5 est indispensable.

7

Recommencer pour les autres dossiers

Répétez les étapes 3 à 6 pour les autres dossiers volumineux : Éléments envoyés en premier (les pièces jointes que vous envoyez y sont conservées), puis vos dossiers de classement.

8

Contrôler dans le webmail que l'espace est libéré

Connectez-vous au webmail webmail.dinao.com avec votre adresse et votre mot de passe habituels, puis ouvrez le dossier traité : les messages antérieurs à la date limite ne doivent plus y figurer. Le webmail lit directement le serveur : ce qu'il montre, c'est ce qui occupe réellement votre espace.

9

Sauvegarder le fichier d'archive

Fermez Outlook (un fichier .pst ouvert peut être copié de façon incomplète), puis copiez le fichier depuis Documents\Fichiers Outlook vers un disque externe, une clé USB ou votre espace de sauvegarde. Gardez au moins deux copies en des lieux différents. Recommencez après chaque nouvel archivage.

4Retrouver un message archivé

Tant que l'archive est ouverte dans Outlook, elle apparaît dans la liste des dossiers : vous y naviguez et y cherchez comme dans votre boîte. Si elle n'y figure plus (nouvel ordinateur, archive fermée), ouvrez Fichier > Ouvrir et exporter > Ouvrir le fichier de données Outlook et sélectionnez le fichier .pst.

Fichier > Ouvrir et exporter > Ouvrir le fichier de données Outlook
Capture Microsoft — source
  1. Menu Fichier, rubrique Ouvrir et exporter.
  2. Ouvrir le fichier de données Outlook, puis choisissez votre fichier .pst.

Pour chercher dans l'archive, cliquez dans la zone de recherche puis réglez l'étendue sur Tous les éléments Outlook : la recherche couvre alors aussi les fichiers d'archive ouverts.

Groupe Étendue de l'onglet Recherche : Tous les éléments Outlook
Capture Microsoft — source
  1. Groupe Étendue de l'onglet de recherche.
  2. Tous les éléments Outlook inclut les archives ouvertes.

5En cas de problème

Ce que vous constatezCe qu'il faut faire
Des messages barrés restent affichés après la suppressionIls sont marqués pour suppression mais toujours sur le serveur : onglet Dossier > Purger (étape 6).
Le nombre de messages copiés ne correspond pasNe supprimez rien. Refaites la copie de la tranche concernée, ou procédez par tranches plus petites.
Le fichier .pst devient très grosOutlook limite par défaut un fichier .pst à 50 Go. Créez une archive par période (par exemple une par année).
Un menu ou un bouton porte un autre nom sur votre écranLes libellés varient légèrement d'une version d'Outlook à l'autre. Cherchez l'intitulé le plus proche ; en cas de doute, arrêtez-vous avant de supprimer et contactez-nous.
Vous avez besoin d'aideOuvrez un ticket depuis votre espace client DINAO en précisant votre version d'Outlook et l'étape où vous êtes arrêté.