Archiver ses anciens e-mails — nouvel Outlook pour Windows

1Pourquoi passer par Outlook classique

Votre messagerie DINAO fonctionne en IMAP : les messages sont stockés sur le serveur, et c'est leur volume qui remplit votre espace. Pour libérer de la place tout en conservant vos anciens messages, on les copie dans un fichier d'archive enregistré sur votre ordinateur, on vérifie que la copie est complète, puis on supprime les originaux du serveur.

Le nouvel Outlook sait ouvrir un fichier d'archive .pst et y glisser des e-mails, mais Microsoft précise que cette fonction exige qu'Outlook classique soit installé sur le même ordinateur, dans la même architecture (32 ou 64 bits), et qu'elle ne couvre que les e-mails. Son fonctionnement avec une messagerie IMAP comme celle de DINAO n'est pas documenté par Microsoft. Puisqu'Outlook classique est de toute façon nécessaire, le plus sûr est de l'utiliser pour l'archivage lui-même.

flowchart TD
  A["Nouvel Outlook ouvert"] --> B{"Interrupteur « Nouvel Outlook »
visible en haut à droite ?"}
  B -->|oui| C["Basculer vers Outlook classique
« cette fois-ci »"]
  B -->|non| X["Outlook classique n'est pas installé :
contactez le support DINAO"]
  C --> D["Suivre le guide Outlook classique
(archive .pst, copie, purge)"]
  D --> E["Revenir au nouvel Outlook"]
  E --> F["Ouvrir l'archive :
Paramètres > Fichiers > Fichiers de données Outlook"]

2Pas à pas

1

Vérifier la présence d'Outlook classique

Regardez en haut à droite de la fenêtre : un interrupteur Nouvel Outlook activé signifie qu'Outlook classique est installé et que vous pouvez y revenir. S'il est absent, Outlook classique n'est probablement pas installé : arrêtez-vous ici et contactez-nous.

1. L'interrupteur Nouvel Outlook, activé (bleu).

2

Basculer vers Outlook classique, une seule fois

Cliquez sur l'interrupteur. Outlook propose deux choix : choisissez Utiliser Outlook classique cette fois-ci, puis Continuer. Outlook classique s'ouvre ; vous retrouverez le nouvel Outlook ensuite.

Si votre compte DINAO n'apparaît pas dans Outlook classique, il faut l'y ajouter (Fichier > Ajouter un compte) avec les mêmes paramètres que dans le nouvel Outlook ; en cas de doute, contactez-nous.

1. Revenir à Outlook classique : bascule durable.
2. Utiliser Outlook classique cette fois-ci : le choix recommandé ici.

4

Revenir au nouvel Outlook et ouvrir l'archive

Fermez Outlook classique et rouvrez le nouvel Outlook. Pour consulter l'archive, allez dans Paramètres > Fichiers > Fichiers de données Outlook, puis Ajouter un fichier et sélectionnez votre fichier .pst (par défaut dans Documents\Fichiers Outlook).

Microsoft indique que seuls les e-mails d'un fichier .pst sont affichés dans le nouvel Outlook, pas les éléments de calendrier ni les contacts.

1. Paramètres (Settings), rubrique Fichiers (Files).
2. Fichiers de données Outlook (Outlook Data Files).
3. Bouton Ajouter un fichier (Add file).

3Et l'export du nouvel Outlook ?

Le nouvel Outlook propose aussi Paramètres > Fichiers > Exporter pour copier une boîte ou des dossiers dans un fichier .pst. Deux raisons de ne pas s'en servir ici :

• l'export copie les messages sans les retirer du serveur, et il n'offre pas de choix par date : il faudrait ensuite retrouver et supprimer à la main les messages antérieurs à la date limite ;
• il n'est pas documenté par Microsoft pour une messagerie IMAP comme la vôtre.

1. L'écran d'export, pour information : nous vous recommandons la méthode par Outlook classique.

4En cas de problème