Archiver ses anciens e-mails depuis Outlook

1À quoi sert ce guide

Votre messagerie DINAO fonctionne en IMAP : les messages sont stockés sur le serveur, et c'est leur volume qui remplit votre espace. Pour libérer de la place tout en conservant vos anciens messages, on les copie dans un fichier d'archive enregistré sur votre ordinateur, on vérifie que la copie est complète, puis on supprime les originaux du serveur.

Pourquoi copier puis supprimer, plutôt que déplacer ? Selon la version et les réglages d'Outlook, un message « déplacé » hors d'un compte IMAP peut rester sur le serveur, barré, en attente de purge. En copiant d'abord, en vérifiant, puis en supprimant, vous êtes certain à la fois de conserver vos messages et de libérer réellement l'espace. Et si quelque chose se passe mal, les originaux sont encore là.

Avant de commencer : l'archive vit sur VOTRE ordinateur Une fois archivés, ces messages ne sont plus sur le serveur DINAO : ils ne sont donc plus couverts par nos sauvegardes, et vous ne les verrez plus depuis votre téléphone ni depuis le webmail. Si l'ordinateur tombe en panne ou est volé, l'archive disparaît avec lui. Copiez le fichier d'archive sur un disque externe ou un espace de sauvegarde (étape dédiée plus bas), et recommencez après chaque archivage.

flowchart TD
  A["Serveur DINAO
boîte presque pleine"] -->|1. copier les messages
de plus de X mois| B["Fichier d'archive
sur votre ordinateur"]
  B -->|2. vérifier
la copie| C{"Complète ?"}
  C -->|oui| D["3. supprimer les originaux
et vider la corbeille"]
  C -->|non| A
  D --> E["4. sauvegarder l'archive
sur un disque externe"]

2Choisir la date limite

Décidez combien de mois de messages vous voulez garder sur le serveur (donc visibles partout : téléphone, webmail, autres ordinateurs). Tout ce qui est plus ancien sera archivé. Réglez la valeur ci-dessous : la date affichée est celle que vous utiliserez dans le guide.

Je garde sur le serveur les derniers mois.J'archive tout message reçu avant le Sur Mac, la recherche attend la date au format mois/jour/année :

Le calcul se fait dans votre navigateur, à partir de la date du jour. Conseil : commencez par une période large (par exemple 24 mois), contrôlez le résultat, puis recommencez avec une période plus courte si nécessaire.

3Quel Outlook utilisez-vous ?

Trois cas se présentent. Pour les distinguer :

Vous voyez…	Vous utilisez…	Guide
Sous Windows, un onglet Fichier tout à gauche du ruban	Outlook classique (2016, 2019, 2021, 2024 ou Microsoft 365)	Guide Outlook classique
Sous Windows, pas d'onglet Fichier, mais un bouton Paramètres (roue dentée) en haut à droite, et parfois un interrupteur Nouvel Outlook	Le nouvel Outlook pour Windows	Guide nouvel Outlook
Sur un Mac, le menu Outlook à côté de la pomme, en haut de l'écran	Outlook pour Mac	Guide Outlook pour Mac

Vous voyez…

Vous utilisez…

Guide

Sous Windows, un onglet tout à gauche du ruban

Outlook classique (2016, 2019, 2021, 2024 ou Microsoft 365)

Guide Outlook classique

Sous Windows, pas d'onglet Fichier, mais un bouton (roue dentée) en haut à droite, et parfois un interrupteur

Le nouvel Outlook pour Windows

Guide nouvel Outlook

Sur un Mac, le menu à côté de la pomme, en haut de l'écran

Outlook pour Mac

Guide Outlook pour Mac

Ruban d'Outlook classique avec l'onglet File (Fichier) — Capture Microsoft — source · interface en anglais : « File » = Fichier

Outlook classique : l'onglet Fichier (ici File) est présent à gauche du ruban.

Ruban du nouvel Outlook : Accueil, Affichage, Aide, sans onglet Fichier — Capture Microsoft — source

Nouvel Outlook : onglets Accueil, Affichage, Aide — pas d'onglet Fichier.

Source de ces repères : la page Microsoft « Quelle version d'Outlook ai-je ? ».

Archiver ses anciens e-mails — depuis Outlook

1À quoi sert ce guide

2Choisir la date limite

3Quel Outlook utilisez-vous ?

4Les guides

Outlook classique pour Windows

Nouvel Outlook pour Windows

Outlook pour Mac